Catalogo delle Collezioni (STS)

Nel 1993, un gruppo di lavoro, composto da M.Berni, P.Brenni, F.Guidi, M.Miniati, G.di Pasquale e F.Principe, tutti parte dello staff o collaboratori del Museo di Storia della Scienza, da A.Giatti, della Fondazione Scienza e Tecnica di Firenze, e da F.Vannozzi, dell'Università di Siena, ha definito un tracciato capace di offrire un modello e di costituire uno standard per il complesso delle attività catalografiche svolte, nel territorio nazionale, in relazione alla strumentaria scientifica di interesse storico.

La scheda, realizzata nel quadro del Progetto Strategico del CNR sulla museografia scientifica, permetteva vari livelli di catalogazione ed era in accordo con le proposte dell'Istituto Centrale per il Catalogo e la Documentazione (ICCD), del Ministero dei Beni Culturali Italiano, con particolare riferimento alla scheda tipo OA (Oggetti Artistici).
La scheda fu denominata SIC (Scientific Instruments Catalogue) e fu portata a termine grazie anche alla collaborazione degli specialisti e degli studiosi di strumenti scientifici che la testarono in corso d'opera, e alla costante supervisione dell'ICCD, che incaricò un proprio funzionario di seguire i lavori di elaborazione e di stesura.
La scheda SIC era destinata esclusivamente alla catalogazione degli strumenti scientifici di interesse storico, ai reperti di archeologia industriale, alle macchine e alle attrezzature dismesse. Essa si presentava come il centro di un sistema informativo, poteva essere collegata con archivi e banche dati diversi e non era solo lo strumento nel quale far confluire i risultati di studi e ricerche, ma anche il punto di partenza per nuove ricerche e nuove indagini.
Al termine dell'elaborazione del formato base della scheda è iniziato il lavoro di controllo e di aggiornamento, che ha permesso di riformulare la scheda stessa secondo i tracciati dell'ICCD. Si trattava, in sostanza, di definire un formato coerente con le schede che lo stesso ICCD ha prodotto per la catalogazione dei beni artistici, archeologici e architettonici, con esse compatibile e tale da consentire lo scambio delle informazioni dalle une alle altre.

Partendo da questi presupposti è stata prodotta la scheda STS (Strumenti Scientifici), in accordo e in stretta collaborazione con l'ICCD.

La scheda STS è stata pensata in funzione di tre livelli catalografici: schede inventariali, schede di prima catalogazione e schede di catalogazione. Per ognuno di questi tre livelli sono indicati nel tracciato i campi obbligatori, cioè quelli che devono essere presenti affinché la scheda realizzata si possa definire appartenente al livello corrispondente.

La scheda si presenta come uno strumento duttile, modificabile secondo le esigenze di catalogazione poste da oggetti molto diversi tra loro, e secondo gli sviluppi e le modifiche imposte da nuovi studi e ulteriori approfondimenti.
La scheda è, cioè, in sostanza, un formato di scambio, una sorta di schema catalografico che permette sia la compilazione manuale che quella informatizzata.

Sono state preparate, per aiutare la compilazione, alcune tabelle che possono essere impiegate in certi casi come liste di controllo o dizionari controllati, ma non predefiniti: è il caso, ad esempio, del campo "Materia e tecnica" (MTC) per il quale la tabella esemplificativa, ma non esaustiva di tutte le possibilità, può essere di volta in volta arricchita dall'esperienza diretta dei compilatori.

La scheda STS può apparire complessa, ma in realtà si presta a numerose applicazioni: può dar luogo a formati di stampa semplici e delle dimensioni richieste dalle circostanze, come didascalie o schede descrittive per cataloghi a stampa. Può cioè funzionare come strumento di ricerca e controllo, ma anche come base per pubblicazioni sia scientifiche, che divulgative.

I problemi posti dagli strumenti scientifici e dai reperti tecnologici, la attuale mancanza di personale in grado di identificare immediatamente questo o quello strumento, le difficoltà poste dalla reperibilità stessa degli strumenti hanno imposto la scelta di uno strumento che fosse utilizzabile sia da specialisti che da catalogatori generici.

La scheda catalografica è suddivisa in parti. La prima comprende i dati riguardanti il record nel suo complesso (Codici, Altri codici, Gerarchia). La seconda parte riguarda lo strumento oggetto della catalogazione: collocazione (Localizzazione, Altre localizzazioni, Reperimento, Dati di inventariazione), descrizione (Oggetto, Categoria, Cronologia, Dati tecnici, Conservazione, Restauri, Dati analitici).
La terza parte riguarda gli argomenti connessi allo studio dello strumento (Nomi, Definizione culturale).
La quarta parte contiene i dati di carattere giuridico,amministrativo e storico (Condizione giuridica e vincoli, Fonti e documenti di riferimento, Riferimento altre schede, Compilazione). E' stato previsto anche un campo Annotazioni che permette di inserire le osservazioni e i commenti che il compilatore ritiene opportuno aggiungere.

E' opportuno sottolineare che molti campi possono essere legami con archivi: nei casi in cui questi archivi siano disponibili, è possibile collegarsi con essi e ottenere schede di tipo bibliografico, fotografico, di restauro e authority file di nomi di persona o di esposizioni.

Il tracciato, ancorché utilizzabile su carta, è stato ottimizzato per un'elaborazione elettronica dei dati, in particolare per l'utilizzo con un database relazionale. Data l'evoluzione continua e turbolenta del settore informatico e dei programmi che vengono utilizzati per il trattamento elettronico dei dati, si può usare un tracciato cartaceo, che ognuno può implementare sul programma di suo gradimento, e affidare la compatibilità dei dati al formato di interscambio messo a punto dall'ICCD.

La scheda di catalogazione STS si propone di rispondere a varie necessità. In primo luogo essa deve rispondere a esigenze di tutela del patrimonio storico-scientifico del nostro paese e ciò è possibile grazie alle parti che prevedono la realizzazione di una "carta d'identità" dello strumento, cosicché ne siano rese possibili la salvaguardia e la tutela, nonché una oculata gestione. Inoltre, la catalogazione non vuole essere solo un vincolo posto dall'amministrazione centrale agli enti periferici incaricati della conservazione dello strumento. Essa rappresenta invece un potente strumento che consente al conservatore di migliorare la gestione dello strumento, per mezzo della registrazione e della memorizzazione dei suoi movimenti e per mezzo anche del legame con altre basi dati dell'istituzione locale, con il vantaggio di fornire agli studiosi di settore un sistema informatizzato di ricerca dei dati.
Anche se può apparire molto complessa, in realtà la scheda STS si presta a numerose e diverse realizzazioni: può dar luogo a formati di stampa semplici e delle dimensioni richieste dalle diverse circostanze. Ad esempio, possiamo stampare la scheda sotto forma di didascalia che accompagni gli oggetti in esposizione, oppure come scheda descrittiva per un catalogo generale destinato ad un pubblico generico, oppure come scheda sanitaria, indispensabile, almeno in Italia, per inviare uno strumento ad una mostra temporanea. Possiamo ottenere ordinamenti diversi delle informazioni, a seconda delle esigenze di ricerca, e indici cronologici, o per tipo di strumento, o per autore, o comunque ordinati secondo le richieste predisposte dall'utente.

La scheda STS è consultabile sul sito: http://www.iccd.beniculturali.it

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