Il tracciato di catalogazione ICONA è il database messo a punto dall'IMSS per la catalogazione e la gestione delle immagini appartenenti all'archivio dell'IMSS.
La struttura del database è finalizzata alla gestione dei patrimoni iconografici e documentari di carattere storico-scientifico, riprodotti su supporti tradizionali o digitali. Ideata per la catalogazione di immagini di produzione attuale o recente, può essere utilizzata anche per materiale iconografico antico o d'epoca, grazie alla flessibilità dei propri campi descrittivi e tecnici.
Con il suo utilizzo si rende possibile, ed efficiente, la diffusione delle informazioni documentarie per l'edizione di opere a stampa (cataloghi, libri, articoli, etc.), così come per la creazione di prodotti informatici multimediali.
La natura estremamente varia delle immagini che compongono l'archivio fotografico ha reso indispensabile la creazione di un sistema di soggettazione che, seppure ad un livello molto semplificato, sia tale da fornire all'utente una guida nella sua ricerca. A questo scopo è stato studiato e messo a punto l'albero concettuale delle scienze costituito da una serie di categorie suddivise a loro volta in discipline e sottodiscipline.
Nato per venire incontro ad esigenze interne, il database ICONA, può risultare altrettanto utile come strumento di catalogazione e consultabilità informatica, di quei numerosi patrimoni iconografici, custoditi presso istituzioni museali (o, più in generale, culturali), bisognosi, al momento, d'una più efficiente gestione e valorizzazione
IL tracciato è implementato su data base relazionali e studiato per integrarsi con gli altri archivi IMSS
E' suddiviso in tre sezioni, fra loro integrate:
 la prima "CD" riporta i dati relativi ai supporti informatici, eventualmente utilizzati (PhotoCD, CD, DVD);
- la seconda "Immagini" , compatibile con la Scheda F dell'ICCD, riguarda il materiale fotografico sia tradizionale che digitale
- la terza "Richieste" registra i dati relativi alla concessione a terzi delle immagini, per pubblicazione o studio.
Il sistema di interrogazione intranet tramite Web permette un'esaustiva ricerca nei campi principali delle sezioni "Immagini" e "CD", con la possibilità di ricorrere a campi di soggettazione, quali "Categorie" e "Parole Chiave".
Inoltre, i filtri ‘Tipologia' e “Collezione” permettono una ricerca delle immagini più puntuale.
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La sezione " Immagini "
La maschera d'immissione dati, si presenta costituita da una parte sempre visibile, a sinistra, dove si riporta il Codice di Record , il Numero d'inventario fotografico , un campo che indica se la scheda si riferisce ad una immagine singola o se appartiene ad una serie.
Seguono il Titolo attribuito alla foto, le Iscrizioni eventualmente trascritte dall'immagine fotografata, le Note di Contenuto usate per sottolineare eventuali particolarità degne di nota del soggetto ritratto, l'indicazione della sua Tipologia (manoscritto, opera a stampa, collezione scientifica, etc...), l' Area di Lavoro destinata a riportare eventuali promemoria ad uso interno.
La parte destra (di chi guarda lo schermo) è organizzata in cinque schede, visibili alternativamente:
DATI TECNICI: riporta la data ed il livello qualitativo della fotografia, il supporto fotografico utilizzato ,il suo formato e quello delle eventuali copie catalogate, la sua collocazione fisica all'interno dell'archivio;
OGGETTO: indica i dati relativi all'inventario dell'oggetto o del libro fotografato ed informazioni sul tipo di ripresa;
CATEGORIE: riporta la soggettazione dell'immagine, effettuata tramite i campi "Collezioni", "Categorie" e "Parole Chiave";
NOMI: vi si elencano i nomi delle persone e/o degli enti collegati all'immagine, comprensive dell'indicazione del tipo di relazione intercorrente (e.g. Autore, Costruttore, Proprietario, etc.;
DIRITTI: riporta i dati relativi alla condizione giuridica dell'immagine, quali la provenienza della fotografia, il suo autore e le condizioni con cui l'istituzione può disporne. Gli ultimi campi riguardano il livello di completezza della compilazione del record ed il nome del funzionario responsabile.
La sezione "CD" permette una gestione integrata dei supporti digitali delle immagini, offrendo una visione del materiale catalogato da una diversa prospettiva. Ciò consente una gestione più efficiente delle immagini digitali, destinate ad assumere un peso sempre maggiore nel corso dei prossimi anni.
Presenta i campi per l'identificazione del Cd e per la sua collocazione e datazione. Nel campo “Contenuto” viene indicato brevemente quanto contenuto nel CD
Le sezioni "Cliente" e "Richiesta fotografie" sono invece utilizzate per tenere traccia di tutti gli utilizzi delle immagini
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